Cùng nhau tìm hiểu về quản lý công việc hiệu quả giáo trình lớp mẫu giáo^^
Đào tạo – giao việc – trao quyền chắc mọi người khi đọc lên 3 cụm từ này sẽ thấy cực kỳ quen thuộc đúng không nào, chỉ với những câu hỏi rất đơn giản như vậy đã có đến hàng trăm triệu kết quả rồi, quả thật ai trả lời được câu hỏi này thì ko cần đi làm nữa, chỉ cần ngồi viết sách bán lấy tiền hay làm diễn giả hội thảo là cũng đủ giàu rồi. Nào là sách dạy quản lý có giá từ ly trà sữa đến bữa buffet thịt nướng, nào là khóa học webinar miễn phí, nghe 1 buổi xong là “được” mời tham gia khóa học mấy củ khoai. Mình thì không có tiền đi học nên hay đọc sách với học mót của các anh đi trước, cũng vì đọc sách thì hay quên đọc xong là chữ sách trả lại sách luôn, học mót thì không bài bản nên mình cứ thực hành thôi, thấy sai thì mình sửa. Trong loạt bài viết này mình chỉ mong chia sẻ vài ví dụ nho nhỏ, đơn giản, gần gũi với công việc hàng ngày của chính bản thân mình.
Thay đổi đơn giản từ lời nói
Mình đã dùng “2 triệu năm – Đen Vâu” để đọc hết các kết quả tìm kiếm trên, sau đó là thực hành thôi thay đổi cách làm việc.
| Mình đã từng nói | Và giờ mình nói |
|---|---|
| Cái đấy khó thôi để anh làm. | Cái này chỉ khó ở phần XXX thôi, chú cứ tìm hiểu đến đó đi rồi anh sẽ hướng dẫn thêm… chú có thể search thử cái YYY này đọc thử nửa buổi mà không hiểu thì hỏi lại anh nhé. |
| Để tí nữa anh xem, để anh kiểm tra lại. | Cái này có thể check ở…. Trước khi kiểm tra thì anh muốn biết trong đống nội dung cần xem xét, anh có cần chú ý đặc biệt đến điều gì không… Chú đã tìm hiểu được đến đâu rồi, nói thử nghe… |
| Chú làm sai anh tự sửa lại rồi. | Phần này đi sai logic rồi, chú hãy sửa lại theo các bước này… Lần sau để không phải làm xong hết rồi mới biết sai thì trong lúc làm, khi được khoảng 1/2 khối lượng việc rồi hãy báo cáo lại anh cách làm nhé. |
| Để anh xác nhận lại với… | Phần này chú xác nhận với bạn AAA rồi báo lại anh kết quả nhé, anh nghĩ là nên chú ý hỏi thêm cả BBB nữa để tránh sai sót. Xong thì báo lại anh nhé. |
Ố ô! thực sự trong ngắn hạn phần “mình đã từng nói” có hiệu quả vì cảm giác ngắn gọn mà nó mang lại, thêm nữa là cảm giác yên tâm vì toàn tự mình làm hết mà. Nhưng đau thương thì mọi người biết ở [P1] và [P2] rồi đấy ^_^. Phần “Và giờ mình nói” thì sao:
- Nói nhiều hơn thì mỏi mồm hơn )), trước khi nói phải nghĩ nhiều hơn, có thể mất thời gian hơn trong mỗi lần truyền đạt thông tin nhưng hiệu quả thì đến tức thì, thay vì tự mình làm, tự mình xác nhận mất nhiều thời gian, giờ mình chỉ mất 5-15p để truyền đạt và hướng dẫn cách thức thực hiện phải không nào.
- Việc thay đổi cách làm việc trong vài tháng đầu có thể mất thời gian hơn vì đôi khi anh em còn chưa quen, còn nhiều bỡ ngỡ khi tự làm, đôi khi làm không đúng ý, mình vẫn phải tự đi sửa lại, nhưng về lâu dài sau thời gian làm quen, hiệu quả sẽ đến không ngờ. Anh em chủ động công việc hơn, cảm giác làm được nhiều hơn, tham gia được nhiều công đoạn hơn trong dự án. Anh em tiến bộ rồi thì mình thêm tin tưởng và có thể giao thêm những việc khác rồi.
- Thay vì dựa vào kỹ năng tự làm tất cả thì giờ bản thân mình phải có kỹ năng về giao việc và truyền đạt ý tưởng.
Từ thực hành quay lại lý thuyết
Để đảm bảo “Và giờ mình nói” sẽ có hiệu quả thì mình hãy cùng nhau đi qua 4 bước cơ bản cần có khi thực hiện công việc nhé.
1. Mô tả rõ công việc cần làm
| Team mình đã từng | Và giờ cùng nhau thay đổi |
|---|---|
| Giao việc hàng ngày: – A ơi làm cho anh việc này nhé. – Vâng ạ. | Giao việc hàng ngày – Cùng nhau trả lời các câu hỏi: A – Mốc bàn giao mà khách hàng muốn. B – Mốc bàn giao mà PM muốn. C – Mốc bàn giao mà anh em có thể làm. – Hợp nhất 3 mốc ABC. – Nội dung cụ thể của đầu việc, điều cần chú ý khi thực hiện. |
| Kết thúc cuộc họp, hay bàn bạc gì đó: – Mọi người đã hiểu rõ chưa. – Vâng ạ, hiểu rồi ạ. | Kết thúc cuộc họp, hay bàn bạc gì đó: – Trước khi kết thúc cần chốt được các đầu việc cần thiết. – Xác nhận lại các nội dung đã trao đổi tránh trường hợp “vâng ạ”, nhưng 2 bên hiểu 2 hướng khác nhau. |
2. Phân rõ nhiệm vụ trong từng bước công việc
Sau khi mô tả rõ công việc thì cần làm tiếp theo là : chỉ định rõ tránh nhiệm của các bên liên quan trong luồng việc.
Chỉ mới hôm qua thôi team mình có 1 câu chuyện nhỏ thế này.
– culi L : anh H ơi, em fix xong bug rồi anh báo chị G – tester giúp em với.
– culi H (teamlead) : uhm, tí a báo.
Stopppppp! dừng lại 1 phút để nghĩ thêm 1 chút, giả sử team của culi H có 6 bạn, và bạn nào cũng trao đổi với nội dung như trên thì ôi thôi ông culi H tự nhiên có thêm 6 đầu việc, từ người có vai trò xác nhận kết quả, tiếp nhận báo cáo, lại trở thành người liên lạc, tiếp nhận yêu cầu – “thư ký bất đắc dĩ”. Đến ngày hôm sau, culi H sẽ được nghe 6 câu hỏi có nội dung giống nhau : anh ơi kết quả của fixbug hôm qua thế nào rồi? anh đã trao đổi với bên tester chưa ạ.
Có vẻ vai trò của người quản lý và người thực hiện công việc đang bị hoán đổi ở đây, chết tôi không!
Thay đổi n+1 trong trao đổi:
– Mình : anh thấy chỗ này không ổn và mình cùng phân vai lại 1 chút, L cần thông báo với H – Anh ơi với nội dung bug…. em đã hoàn thành và sửa theo hướng…, nếu anh không thấy vấn đề gì em sẽ trao đổi lại với phía tester ạ. Lúc này H chỉ cần : OK! em ơi.
L là người phụ trách chính của công việc, hiểu rõ vấn đề hơn ai hết, trong lúc trao đổi với tester có thể phát sinh vấn đề vào trao đổi được luôn, nâng cao khả năng làm việc độc lập, kỹ năng giao tiếp với các bên liên quan.
H là người quản lý công việc, kiểm soát kết quả chung của công việc, chỉ 1 chút thay đổi như trên thôi đã tiết kiệm cho H khá nhiều thời gian, đồng thời tạo được không gian làm việc mà ở đó L có thêm môi trường để tự phát triển bản thân, tự đưa ra quyết định không cần thông qua H trong mọi vấn đề.
– culi H : OK! anh ơi.
– culi L : OK! anh ơi.
3. Chia sẻ trách nhiệm
Tâm lý khiến mình ôm việc trước đây chỉ có 1 nguyên nhân duy nhất, sợ anh em làm sai và người chịu tránh nhiệm là mình. Thực ra thì dù trao quyền hay giao việc theo hướng nào thì nếu sai chắc chắn bản thân mình sẽ giơ đầu ra chịu trận trước. Câu nói thường xuyên của mình với anh em trong team luôn là “yên tâm cứ làm thử đi, sai đâu anh chịu”. Giao việc, trao quyền không có nghĩa là đẩy hết tránh nhiệm về 1 phía mà là làm việc cùng nhau, chia sẻ cùng nhau, tiến bộ cùng nhau, mình nghĩ đó mới là ý nghĩa thực sự. Đầu tiên là tạo cho anh em niềm tin, bản thân có thể tự làm được, nhưng cũng tùy trường hợp để phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra thì mình đã làm theo 2 bước sau:
[B1] : Hướng dẫn
– Với những anh em còn non, chưa có kinh nghiệm cần được hướng dẫn : từng bước công việc cụ thể, phương án đối phó khi sự cố phát sinh, những điều cần chú ý khi làm.
Trước đây trong 1 dự án mình làm Brse – trao đổi trực tiếp với khách hàng, trong team mình có 1 bạn cũng có định hướng Brse nhưng tiếng nhật cũng như kinh nghiệm giao tiếp vẫn còn non. Sau 1 khoảng thời gian làm việc mình đã động viên bạn trao đổi trực tiếp với khách hàng bằng tiếng nhật không cần thông qua mình.
Ban đầu mình thống nhất với bạn sẽ kiểm tra giúp bạn nội dung trao đổi, các bước thực hiện công việc, các đề xuất của bạn trước khi gửi tới khách hàng. Dần dần bạn ấy đã quen với công việc mới, tránh nhiệm mới và không còn sợ sai nữa thì cả 2 cùng chuyển qua [B2].
[B2] : Trao quyền – chỉ cần tiếp nhận báo cáo kết quả
– Với anh em mà mình tin tưởng bạn ấy sẽ làm được, mình thường hoàn toàn trao việc giải quyết các vấn cho bạn. Chỉ cần các bạn báo cáo lại kết quả cho mình. Việc này tiết kiệm được thời gian quản lý cho chính bản thân mình cũng như tạo không gian cho các bạn phát triển bản thân, có ý thức, tránh nhiệm cao nhất với công việc.
– Đương nhiên có đôi khi kết quả sau báo cáo không được như mong muốn thì cả 2 cùng quay lại [B1] để đảm bảo mọi thứ nằm trong vòng kiểm soát, sau khi thiết lập lại được trật tự và kết quả công việc tốt trở lại [B2] lại được tiến hành. Mọi việc cứ thế diễn ra theo 1 vòng tròn mà ở đó cả 2 bên cùng hiểu rõ công việc mình phải đảm nhận cũng như cùng chia sẻ rủi ro.
4. Báo cáo
Để nhanh chóng phát hiện ra các rủi ro có thể xảy ra hay có mặt đúng lúc ngay tại thời điểm phát sinh thì việc báo cáo là cực kỳ quan trọng đúng không mọi người. Điều mình sợ nhất chính là sau khi bàn giao công việc thì mới phát hiện ra mọi thứ sai ngay từ lúc bắt đầu và lúc đấy thì chẳng có quy trình nào có thể cứu vãn nổi, cách duy nhất là lăn người vào mà chữa cháy thôi. Vì vây tùy vào tính chất nội dung của công việc để đề ra các mốc báo cáo. Mình tạm chia ra 3 loại báo cáo như sau:
- Báo cáo định kỳ theo khung thời gian cố định : báo cáo theo ngày, theo tuần, theo tháng. Cái này chắc mọi người đã quá quen rồi đúng không nào.
- Báo cáo theo mốc % công việc cần hoàn thành : có thể ví dụ đơn giản thế này với 1 số đầu việc quan trọng cần được hoàn thành trong 10 tiếng làm việc, 2 bên sẽ thống nhất báo cáo theo các mốc thời gian : sau 5 tiếng thực hiện, sau 7 tiếng, sau 10 tiếng. Các mốc này thường tương đương với % công việc cần hoàn thành 50%, 70%, 100%. Tùy vào tính chất, nội dung của công việc mà các mốc báo cáo có thể thay đổi linh hoạt mọi người nhé.
- Báo cáo ngay tại thời điểm phát sinh vấn đề : cái này là SOS rồi nên không cần giải thích thêm.
Kết quả là …
Dần dần từ 1 “người quan trọng” của dự án mình đã trở thành “người có thể thay thế”. Mình khá rảnh luôn, rảnh để làm được nhiều thứ, nghĩ thêm nhiều điều hơn, có thời gian để ngồi gõ lọ mọ blog chứ. Hẹn gặp lại mọi người ở phần kết….cÒn TiẾp